PRIVACYVERKLARING VAN: Koninklijke Harmonie St-Cecilia Wortegem-Petegem

 

Identiteit organisatie - secretariaat

Koninklijke Harmonie St-Cecilia Wortegem-Petegem

Krauwelstraat 16a

9790 Wortegem-Petegem

 

Contactpersoon:

Herman Huysman

hermanhuysman@skynet.be

0494/53.63.50

 

 

Algemeen

De Koninklijke Harmonie St-Cecilia Wortegem-Petegem hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en wil dat uw privacy wordt gerespecteerd. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. 

 

Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

 

De Koninklijke Harmonie St-Cecilia  - Krauwelstraat  16a – 9790 Wortegem-Petegem.

 

De Koninklijke Harmonie St-Cecilia Wortegem-Petegem houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt in ieder geval met zich mee dat:

 

• wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
• deze doelen en type persoonsgegevens beschreven zijn in deze privacyverklaring;
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; 
• wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; 
• er geen persoonsgegevens doorgeven worden aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Welke gegevens verzamelt De Koninklijke Harmonie St-Cecilia Wortegem-Petegem en voor welk doel.

De Koninklijke Harmonie St-Cecilia Wortegem-Petegem heeft als doel het stimuleren, informeren, ondersteunen en begeleiden van alle mensen die actief zijn in de amateurmuziekwereld. Om haar doel optimaal na te streven, dient de Koninklijke Harmonie St-Cecilia Wortegem-Petegem een aantal persoonsgegevens op te vragen, te bewaren, te verwerken en te raadplegen. 

 

De Koninklijke Harmonie St-Cecilia Wortegem-Petegem registreert persoonsgegevens (naam, voornaam, adres, leeftijd, geslacht, e-mailadres, gsm-nummer, instrument) van haar leden in een gesloten database, waar haar medewerkers de gegevens kunnen raadplegen zijnde voor het mailverkeer (nieuwsbrieven & rechtstreekse mailing, zoals belangrijke sectorinformatie),  en het voorzien van de verzekering. 

 

Toelichting legaliteit gegevensverzameling en bewaartermijn

 

Ledengegevens

 

De Koninklijke Harmonie St-Cecilia Wortegem-Petegem verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang, opdat zij haar leden anders niet de nodige info kan aanbieden. Alle gegevens worden verkregen van de betrokkene1 in kwestie. Indien een betrokkene jonger is dan 16 jaar, is er nood aan de uitdrukkelijke toestemming van een ouder of voogd.

 

Indien een lid geen nieuwsbrief of informatieve mails meer wil ontvangen, kan die zich uitschrijven hiervoor. 

 

De gegevens worden bijgehouden voor de duur dat iemand lid is. Nadien worden die meteen verwijderd.

 

 

Vrijwilligers/bestuurders

De Koninklijke Harmonie St-Cecilia Wortegem-Petegem  verzamelt en verwerkt gegevens van haar bestuurders vanuit een wettelijke verplichting2 en vanwege een gerechtvaardigd belang; de medewerkers van De Koninklijke Harmonie St-Cecilia Wortegem-Petegem  dienen hun bestuur op de hoogte te houden van de gang van zaken (uitnodigen op vergaderingen, informeren via rapporten,…). Indien iemand geen bestuurslid of lid van de Algemene Vergadering meer is, worden de gegevens meteen uit de database verwijderd. Gegevens van bestuurders blijven genoteerd op het ledenregister wegens de wettelijke verplichting. Het ledenregister wordt uitsluitend bewaard bij het bestuur van de Koninklijke Harmonie St-Cecilia Wortegem-Petegem.

 

 

Cookies

Indien iemand de website van de Koninklijke Harmonie St-Cecilia Wortegem-Petegem bezoekt, maakt deze geen gebruik van Cookies

 

Wie zijn de ontvangers van de gegevens

De gegevens van leden,  bestuurders worden bewaard in de beveiligde database omgeving. Deze worden daar geregistreerd door een lid in kwestie of door de medewerker van de ledenadministratie. Bestuurders van de Koninklijke Harmonie St-Cecilia Wortegem-Petegem  kunnen in de database gegevens raadplegen met behulp van een wachtwoord.

 

 

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor: 

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
• het verzorgen van uw verzekering: de verzekeringsmaatschappij zal de gegevens van een verzekerde krijgen in geval van een ongeval of burgerlijke aansprakelijkheid;

Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU. 

 

 

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

 

 

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen; 

• Alle personen die namens de Koninklijke Harmonie St-Cecilia Wortegem-Petegem van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen; 
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is; 
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; 
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen; 
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

 

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, recht op kopie en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren, vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat. Tevens kunt u bezwaar (verzet) indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. 

 

 

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming. 

 

Wijziging privacy statement

De Koninklijke Harmonie St.-Cecilia Wortegem-Petegem kan haar privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.